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高效会议的十三条军规

2019/8/2 10:28:34 |  289次阅读 |  来源:世界经理人   【已有0条评论】发表评论

团队大了,总有各种会议和讨论,沟通成本上升不少。但是我们不能只是抱怨,如何提高开会的效率才是关键。本文通过故事的方式分享日常会议的常见问题,并试图从会前、会中、会后三个阶段来列一些相对比较基础的、比较容易落地执行的规则。

每天的会议太多了,我都没有时间写代码了...

最近天天各种讨论,我有好多story都没测了...

在蓝鲸项目经常能够听到这样的声音。这也难怪,团队大了,总有各种会议和讨论,沟通成本上升不少。但是我们不能只是抱怨,如何提高开会的效率才是关键。


前同事李光磊写过一篇?#37117;?#38480;会议》就是讲的怎么提高会议效率,写的非常好。但其中的原则要真正实践起来可能还是不那么容易让所有?#30805;?#33021;快速理解并实施。


本文通过故事的方式分享日常会议的常见问题,并试图从会前、会中、会后三个阶段来列一些相对比较基础的、比较容易落地执行的规则。


会前

场景一?#21644;?#22914;其来的会议

一天早上,小青看了看时间,已经是9点半,半个小时后有个面试,这是上周HR就约好了的,他把候选人的简历拿出来看了看,想提前准备一下。

“小青,咱们几个去开个会,头脑风暴一下下周跟?#31361;?#30340;catch up XXX的内容!” 突然听到有人叫他,小青回头一看,原来是老王。


“大概要多久?#35838;?#21313;点有个面?#38405;亍?”

“看进度吧,估计得一个多小时,我半个小时前给你们几个发了邀请了。”

“那我肯定不行!我只有半个小时,你不提前看下日历么?再?#30340;?#29616;在才发邀请,也没有提前准备啊,我对XXX不是很了解,感觉我没啥可以输入的...”

“快来不及了,时间不好?#25165;牛?#26368;近大家都忙。要不你先参加半个小时吧!”


小青没办法,只好去参加会议了,大家陆?#21483;?#32493;来到会议室,等?#30805;?#21040;齐已经是9:40了...


小青非常不爽,?#26434;?#32769;王来说,似乎这一切很正常,因为这样的情形在项目上并不少见。


从这个场景,我们看到有几个方面的问题:

· 会议没有提前预定参与人员的时间,也没有查看参会人员的时间是否有冲突;

· 会议没有准时开始;

· 没有时间提前准备;

· 小青可能不是合适的参会人员


场景二:Feature kickoff


BA组织某个team做feature kickoff,这是一个在原来某个复杂feature上的功能扩展,由于业务需要,对原feature的设计有改动。在讲解新feature的设计过程中,大家发现BA目前提供的设计可能有些问题,于是大家开始讨论和澄清原来feature的相关设计是什么样的,时间过去了一个小时,还没有正式回到新的feature的kickoff上来...


这个场景存在这样的问题:


会议的目的是kickoff新的feature,但是新feature的设计并没有相关人员的确认(这种确认并不需要全team的人参加),而导致全team?#30805;?#22312;的情况下,浪费了很多时间来讨论设计的合理性。这是会议之前没有足够准备的原因。


从前面两个场景的问题,我们来总结一下会前的规则有哪些:


· 确定会议目标:每次会议一定会有一个目标,只有明确目标,这是会议高效的前提。目标不明确的会议,可能没有开展的必要。


· 确定会议议程:根据会议目标,把会议议程定义清楚,这样才能在开会的时候严格按照议程,准时结束。


· 确定参会人员:尽量准确的确定参会人员。如果是讨论,要求参会人员都能有输入;如果是宣布某个决定,确保参会人员是需要被通知到的。如果邀请了不一定要在场的人员参会,对双方都是一个浪?#36873;?/p>


· 提前通知参

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