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主题案例解析:项目启动阶段有学问
姓 名:包包 所属行业:综合应用
邮 件:[email protected] 所属领域:项目综合管理
发布时间:2011/1/10 15:02:03 所属阶段:项目全过程

案例正文:

赵晓东的烦恼 

海正公司的赵晓东最近心里挺烦。公司前一段签了一个100多万的单子,由于双方老板很熟,且都希望项目尽快启动,在签合同时也没有举?#22995;?#24335;的签字仪式。合同签完,公司老总很快指定赵晓东及其他8名员工组成项目组,由赵晓东任项目经理。老总把赵晓东引见给客户老总,客户老总在业务部给他?#21069;?#25490;了一间办公室。

项目进展开始很顺利,赵晓东有什么事都与客户老总及时沟通。可客户老总很忙,经常不在公司。赵晓东想找其他部门的负责人,可他们不是推托说做不了主,就是说此事与他无关,有的甚?#20102;?#26681;本就不知道这事儿。问题得不到及时解决不说,很多?#20013;?#20063;没人签字。

项目组内部问题也不少,有的程序员多次越过赵晓东直接向老板请示问题;几个程序员编的软件界面不统一;项目支出的每笔费用,财务部都要求赵晓东找老板签字。赵晓东频繁打电?#26696;?#32769;板,其他人心里想,赵晓东怎么老是拿老板来压人。由此,赵晓东与项目组其他人员和财务部的人员产生了不少摩擦,老板也开始怀疑赵晓东的能力。 

赵晓东的遭遇相信很多项目经理都?#21672;?#32463;历过,尤其是刚刚开始做行业客户的公司,往往是公司的老板和客户单位的某个主管关系不错或业务人员关系做得很到位,公司老板希望赶紧做完项目,因此,常常跳过项目启动?#26041;冢?#30452;接指令项目经理进入实施阶段。结果项目刚开始就麻烦不断。正所谓“好?#30446;?#22987;是成功的一半”。做项目启动是为了形成一个良好的沟通体系,让所有与项目相关的?#30805;?#29702;解项目的重要性,同时形成一个由双方老总、项目负责人和项目组成员所构成的三级沟通体系,?#32321;?#39033;目管理的畅通。

造势:创造良好的施工环境 

现在很多项目都涉及到用户业务应用的软件开发,在实施中要跟用户的各个层面打交道,但现实往往是用户单位的员工根本不了解IT公司在给自己的企业做什么,因此,签合同时有必要召开一个正式的仪式,向双方员工传递项目的信息,激发公司全体员工对项目的热情。IT公司老板、项目负责人、开发人员、施工人员和用户方的领导、项目协调人、相关部门人员聚在一起,?#20040;?#23478;知道双方的合作正式开始。仪式?#24076;?#21452;方领导要?#19981;埃?#29305;别是用户方的领导要强调项目的意义。据说联想上ERP项目时就专门召开了全体员工誓师大会,柳传志亲自到会?#19981;埃?#25226;ERP项目摆到关乎企业生?#26469;?#20129;的高度,并?#36164;?#23558;一面大旗授予ERP项目的负责人。柳传志还说,有人说现在上ERP是找死,但现在不上那就是?#20154;潰?#25105;们与其在这里?#20154;潰?#20026;什么不去拼搏一把呢?事实证明,这不仅极大地鼓舞了项目组成员的斗志,同时也使全体员工明白这不仅仅是信息部门的事,而是公司?#30001;?#21040;下都要关心的事。

通过这个仪式,双方要组成指导小组或项目管理委员会,由双?#38454;?#32463;理牵头,项目负责?#23435;?#25191;行人,日常联系由双方指定人员。在签合同时,利用双方人员到齐的机会,IT公司要把软件功能用通用、专业的语言和用户方的领导、技术人员、业务负责人进行最后确认,因为此时有?#21046;?#25913;正的成本不大。同时,还可使双方人员彼此认识,清楚各个层次的接口,大?#19968;?#20010;脸熟,以后打交道就会更通畅。

项目签字仪式可以在用户单位举行(可?#36234;?#32422;用户方时间),也可以在?#39057;?#20030;行。要注意:签字仪式要精心组织,场地要大一些,为双方沟通营造一个好的环境。会前,每个模块负责人要明确自己?#30446;?#25143;接口,要?#19968;?#20250;和对方单独?#27169;?#25289;近彼此间的关系。另外,会场上双方老板的融洽气氛会对项目的实施具有一种震慑作用。

尚方宝剑?#22909;?#30830;责权利

项目签字仪式是造外势。在公司也要造内势,让各个部门都知道这个项目能为公司创造哪些经济效益,明确项目组人员和项目负责人,确定项目负责人的权限。公司财务、采购、人事、技术、销售等部门都要参加,这样才能创造一个良好的内部服务体系,让项目组把主要精力放在为用户服务上。 

公司内部要召开项目组成立会,会上最重要的就?#21069;?#24067;一个“项目宪章?#20445;?#21253;括项目的内容、项目负责人权限、项目团队成员、项目时间周期、项目需要的设备、资金等,在宪章规定的?#27573;?#20869;,项目经理比总经理大,与此相关的事情,由项目经理负责。这样,人事部在项目实施期间,就可以按照宪章规定,由项目经理来调动项目人员,而设备采?#28023;?#24448;往不是一次性采?#28023;?#32780;是根据项目进度购买,这样可以省钱)也就不需要一次次找总经理,只要是宪章规定?#27573;?#20869;的,由项目经理签?#24535;?#21487;以了。尤其是在软件开发?#24076;?#39033;目组成员一定要清楚用户的需求,不能擅?#28304;?#24212;用户增加功能,因为这会带来很大的风险(后面几节我们会具体探讨)。

项目宪章必须由总经理和项目经理签字,并在会上宣读。为了增?#23458;?#38431;凝聚力,可以在会上举行项目组宣誓或誓师宣言,形成“成则举杯相庆,败则?#27492;老?#25937;”的团队精神。内部造势不仅可以让各个部门了解项目,创造条件服务项目组,而且可以给项目组成员以压力和动力,意识到项目的意义和团队精神的重要性。项目宪章对项目经理来说就是一把尚方宝剑,联想ERP项目组的?#20197;司?#22312;于一开始就拿到了这把尚方宝剑,而这正是海正公司的赵晓东没有拿到的东西。

在项目宪章的基础?#24076;?#20844;司应该形成具体的项目任务书,细分到各部门、个人,发?#38454;?#32463;理、专家小组、开发部、财务部、市场部销售部、?#22995;?#20154;力资源部等。 

营造了内外两个良好的环?#24120;?#39033;目启动就是水到渠成的事,项目组成员就可以集中精力投入到实施中去,项目的成功也有了更大的保证。 

最后,要提醒项目经理特别注意:在项目合同确定的最后一刻,还要对合同进行最后的审定,合同审定一定要聘请一位专业律师,对合同的一些关键细节进行“咬文嚼字”的审定。 

专?#19994;?#35780; 

一个项目的成功启动绝不是靠项目组或项目经理就可以的,必须具备内部和外部两个条件,所以,双方的一把手都要高度重视,尤其是在目前中国的公司文化环境下,项目经理需要“项目宪章”作为尚方宝剑,而用户方的信息主管同样需要自己领导的?#19981;?#31934;神作为尚方宝剑。 

 


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